Dashboard

Datenschutz

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten im Rahmen des Betriebs des ZAS Dashboards (KI-Telefonassistent für Praxis- und Kundenkommunikation) verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies geschieht und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

1. Verantwortlicher

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortliche Stelle: ZA Solution UG (haftungsbeschränkt)
Anschrift: Cimbernstraße 18
40545 Düsseldorf
Deutschland
Geschäftsführer: Jan Zielinski
Kontakt Datenschutz: zielinski@za-solution.de

2. Datenkategorien

Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Nutzung des Dashboards werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

Anrufdaten: Audioaufzeichnungen eingehender Anrufe sowie automatisch erzeugte Transkripte.
Kontaktdaten der Anrufer: Telefonnummer, ggf. Name, E-Mail-Adresse, vom Anrufer übermittelte Anliegen und Termininformationen.
Login-Daten der Nutzer: Anmeldename, E-Mail-Adresse, gesalzene und gehashte Passwörter, 2-Faktor-Authentifizierung per Einmal-Code an die hinterlegte E-Mail-Adresse.
Nutzungsdaten: Login-Zeitpunkte, bearbeitete Vorgänge, Statusänderungen, gesendete E-Mails / SMS aus dem Dashboard heraus.
Technische Daten: IP-Adressen (zur Sitzungsabsicherung und zur Abwehr von Missbrauch), Browser- und Geräteinformationen, Server-Logs.

3. Zweck

Wofür werden die Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung der oben genannten Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung des KI-Telefonassistenten und des zugehörigen Dashboards: Annahme und Vermittlung von Anrufen, Anlage und Bearbeitung von Vorgängen, Termin- und Rückrufkoordination, Versand von E-Mail- und SMS-Antworten an Anrufer sowie Sicherstellung des sicheren und zuverlässigen Betriebs der Plattform.

4. Rechtsgrundlage

Auf welcher Grundlage erfolgt die Verarbeitung?

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrags mit dem jeweiligen Mandanten (Praxis / Unternehmen) bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Art. 28 DSGVO — Auftragsverarbeitung für Mandanten: Sofern der Mandant Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist (z. B. für die Daten seiner Patienten / Kunden), verarbeitet die ZA Solution UG diese Daten weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Plattform (z. B. Logging fehlgeschlagener Anmeldeversuche, Missbrauchserkennung).

5. Hosting

Wo werden die Daten verarbeitet?

Das Dashboard sowie alle zugehörigen Datenbanken und Backups werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland (EU) betrieben. Eine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR findet im Standardbetrieb nicht statt.

Hosting-Provider: Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Standort der Server: Deutschland (EU)

6. Auftragsverarbeiter

Eingebundene Dienstleister

Zur Erbringung der Leistungen werden folgende Unterauftragsverarbeiter eingebunden. Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO:

BEK Service GmbH (Famulor) — KI-gestützte Telefonie, Spracherkennung und Anrufaufzeichnung. Verarbeitung in der EU.
Brevo (Sendinblue SAS) — Versand transaktionaler E-Mails (z. B. 2-Faktor-Codes, Anrufbenachrichtigungen) und SMS an Anrufer und Nutzer.
Hetzner Online GmbH — Server-Infrastruktur und Backup-Storage in Deutschland.

7. Speicherdauer

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Daten werden nicht länger gespeichert, als es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Es gelten folgende Standard-Löschfristen:

Erledigte Vorgänge: automatische Löschung nach 30 Tagen.
Unerledigte / offene Vorgänge: automatische Löschung nach 90 Tagen, sofern keine weitere Bearbeitung erfolgt.
Papierkorb: endgültige Löschung gelöschter Einträge nach 10 Tagen.
Sitzungs- und Server-Logs: Speicherung max. 30 Tage zur Sicherheit und Missbrauchsabwehr.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtlich) bleiben unberührt.

8. Sicherheit

Verschlüsselung & technische Maßnahmen

Daten werden bei der Übertragung per TLS verschlüsselt. Sensible Inhalte (insbesondere Transkripte, Audioaufzeichnungen, Zugangsdaten Dritter) werden zusätzlich serverseitig mit AES-256-GCM verschlüsselt abgelegt. Der Zugang zum Dashboard ist durch eine 2-Faktor-Authentifizierung per E-Mail verpflichtend abgesichert. Passwörter werden ausschließlich als gesalzene Hashes gespeichert.

9. Ihre Rechte

Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen die folgenden Rechte:

Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO).
Löschung Ihrer Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO).
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).
Widerspruch gegen die Verarbeitung, insbesondere bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an zielinski@za-solution.de.

10. Aufsichtsbehörde

Zuständige Datenschutzaufsicht

Behörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Anschrift: Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Deutschland
Web: www.ldi.nrw.de

Anbieter

Angaben gemäß § 5 TMG

Firma: ZA Solution UG (haftungsbeschränkt)
Anschrift: Cimbernstraße 18
40545 Düsseldorf
Deutschland
Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Jan Zielinski

Kontakt

So erreichen Sie uns

E-Mail: zielinski@za-solution.de
Telefon: +49 178 302 6957

Registereintrag

Registergericht: Amtsgericht Düsseldorf
Registernummer: HRB [Platzhalter — wird ergänzt]

Steuer

Umsatzsteuer

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a UStG: DE [Platzhalter — wird ergänzt]

Inhalt

Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 MStV

Verantwortlich: Jan Zielinski
Cimbernstraße 18
40545 Düsseldorf

Hinweis

Haftungs- und Urheberrechtshinweis

Trotz sorgfältiger inhaltlicher Kontrolle übernehmen wir keine Haftung für die Inhalte externer Links. Für den Inhalt der verlinkten Seiten sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich. Die durch die Betreiber erstellten Inhalte und Werke auf diesen Seiten unterliegen dem deutschen Urheberrecht.

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